A E O / Authorized Economic Operator
Momenteel zijn een groot aantal bedrijven bezig met het aanvragen van de AEO certificering.
In Nederland zijn op dit moment ca. 1000 bedrijven al gecertificeerd. Ook in andere landen van de EU zijn bedrijven druk aan het werk om deze certificering aan te vragen en / of te behalen. Geschat wordt dat er totaal zo’n 20.000 bedrijven in aanmerking zouden kunnen komen voor de AEO certificaat, zij het enkel voor Douane Vereenvoudiging (AEO voor Customs Simplifications) dan wel enkel voor veiligheid (AEO voor Security). Uiteraard zal de combinatie van beiden het meest voor komen, het gecombineerde certificaat voor Douane vereenvoudigingen en voor veiligheid. De Belastingdienst Douane heeft inmiddels een website beschikbaar gesteld waarin alle bedrijven zijn opgenomen die inmiddels de AEO status hebben ontvangen (* zie links)
De aanvraag van deze vergunning gaat meestal gepaard met veel werk en inspanning binnen de gehele organisatie. Echter het behalen van deze certificering is voor u ook aantrekkelijk als internationale handelspartner. U kunt dan immers beschikken over (Domproc) domiciliëring procedures waardoor uw bedrijfsprocessen kunnen worden vereenvoudigd en versnelt. Tevens zult u minder te maken krijgen met fysieke en vaak tijdrovende Douane controles. Uw gehele supply-chain kan hierdoor positief worden gestimuleerd.
Uw automatisering en IT afdeling spelen eveneens een grote en belangrijke rol bij het behalen van deze AEO status. Dankzij de automatisering binnen uw organisatie wordt er immers op een veilige, maar zeker ook op eenduidige en efficiënte manier gewerkt.
Hiervoor dienen uw bedrijfsprocessen volledig in kaart te zijn gebracht. Deze processen dienen vervolgens volledig te worden / te zijn beschreven en binnen uw organisatie te zijn geïmplementeerd. Ze dienen vervolgens te zijn gevat in de zogenaamde AO/IB. (Administratieve Organisatie / Interne Beheersmaatregelen) (voorheen AO/IC)
Douane Advies en Detacheringbureau Hol BV biedt u ondersteuning en indien gevraagd sturing bij het aanvragen van de AEO certificering, alsmede bij de samenstelling van de beschrijving van de administratieve organisatie.
Wij coördineren en assisteren bij het samen te stellen “Self Assessment”.
Stap voor stap beoordelen en behandelen wij de volgende zaken:
- De formele voorwaarden.
- De aanvraag dient te geschieden in de lidstaat waar de bedrijfsactiviteiten van de aanvragen plaatsvinden of waar de boekhouding wordt bijgehouden.
- De aanvragen dient te voldoen aan o.a. de volgende voorwaarden:
- De aanvrager mag niet zijn veroordeeld zijn voor een strafbaar feit voor of verband houdende met een economische activiteit en
- De aanvrager mag niet in een faillissement procedure verwikkeld zijn.
- De aanvraag op zich.
- Wordt voldaan aan de volgende criteria?
- Is de administratie op orde? Wordt voldaan aan de formele eisen hiervan?
- Is de goederenafhandeling voldoende gestructureerd?
- Hoe is de toegankelijkheid van de administratie geregeld?
- Zijn alle procedures beschreven en geïmplementeerd?
- Is de bewustwording van het personeel voldoende en wordt de douane wetgeving correct nageleefd? Hoe wordt dit bewaakt?
- Zijn passende maatregelen getroffen voor de beveiliging van informatie.
- Is de archivering op orde en wordt de bewaarplicht voldoende gerespecteerd?
- Risicomanagement.
- Veiligheidseisen.
- Is er voldoende zicht op zakenpartners.
- Is er voldoende screening op personeel e.d.
Vervolgens zullen wij stap voor stap de noodzakelijke informatie voor u verzamelen, documenteren en vastleggen in dit bedoelde assessment. Daarna stellen wij een projectteam samen met uw eigen interne mensen, om de doorlooptijd tot een minimum te beperken. Indien nodig zullen de ontbrekende procedures en beschrijvingen worden samengesteld. Hetzij door uw eigen medewerkers of door ons, al naar gelang de mogelijkheden binnen uw organisatie.
De afgelopen jaren hebben wij inmiddels een aantal bedrijven bij het aanvragen van deze AEO certificering ondersteund en begeleidt. Een lijst van bedrijven stellen wij u gaarne op aanvraag ter beschikking.
Uiteraard zijn deze bedrijven inmiddels gecertificeerd en heeft het behalen van de AEO status een positieve wending gegeven in hun bedrijfsvoering en hun strategische positie als marktaandeelhouder.
Tevens bieden wij ondersteuning bij / of houden wij de noodzakelijke jaarlijkse audits ten behoeve de controle op de juiste naleving van de verplichtingen, gesteld bij de AEO certificering.
Nadat de AEO aanvraag door de Douane is getoetst en goedgekeurd krijgt u hiervan een rapport aangeboden. Dit gehele traject kan enkele of meerdere maanden in beslag nemen, al naar gelang de volledigheid van de aangeboden gegevens (AO/IB) en de grootte en omvang van uw onderneming.
Als uw aanvraag met succes wordt afgerond krijgt u een certificaat aangeboden en kunt u gebruik maken van het begeerde AEO logo:
